Dateimanagement mit WordPress?

Seit einiger Zeit gibt es den Bereich Deine Themen Roadmap bei uns im Blog und Sofasophia hätte gern ein paar Tipps für eine Cloud in WordPress.

Wir arbeiten an meiner Arbeitsstelle mit WordPress und haben da interne Bereiche für Downloads. Ich betreue die Seite. Nun wurde von Seiten einiger User nach einer Art Cloud gerufen, damit die Leute schnell und einfach und ohne den Umweg über mich selbst eher kurzfristige Dateien hochladen können.
Dass es Plugins mit Cloud-Funktionen gibt, weiss ich. Aber ich habe wenig Zeit zum Ausprobieren und wäre um allfällige Tipps von eurer Seite sehr dankbar.

Was geht im Core?

Bevor zusätzliche Plugins installiert werden, solltest du immer zunächst die Möglichkeiten im Core betrachten. WordPress bietet beispielsweise Benutzerrollen, an die unterschiedliche Rechte gekoppelt sind.

• Die Rolle Mitarbeiter erlaubt das Schreiben eigener Beiträge. Es dürfen jedoch keine Dateien hochgeladen werden und der Mitarbeiter darf die eigenen Artikel nicht selbst veröffentlichen.
• Die Rolle Autor erlaubt das Schreiben eigener Beiträge. Dateien können hochgeladen und der Artikel selbst veröffentlicht werden.

Die einfachste Möglichkeit wäre daher, den Personen, die das Recht haben sollen, Dateien hochladen zu Autoren zu machen.

Je nach Anwendungsfall kann es sein, dass du nicht willst, dass diese Benutzer Autoren sind und damit selbst Artikel veröffentlichen dürfen oder du möchtest vielleicht einen Downloadbereich, der nicht mit einem Artikel verbunden ist und eher den Character einer Dateiliste hat.

Was ist das Ziel?

So unterschiedlich die Ziele, so unterschiedlich sind die Lösungsmöglichkeiten. WordPress bündelt alle Dateien in einem Medienbereich. Jeder Benutzer (ab Rolle Autor) kann alle Dateien sehen, in Artikel einfügen und eigene Dateien hinzufügen.
Hier ein paar typische Anforderungen:

1. Benutzer sollen Dateien zu ihren Artikeln hochladen können

Gib ihnen die Rolle Autor wie oben beschrieben.

2. Benutzer sollen Dateien hochladen können und die Rolle Autor kann/darf nicht zugeordnet werden.

Das Plugin WPFront User Role Editor erlaubt eine fein granulierte Rechtevergabe pro Rolle. Du kannst der Rolle Mitarbeiter (engl. Contributor) die gewünschten Rechte per Checkbox zuordnen.

3. Jeder Benutzer soll innerhalb des Medienbereichs seinen eigenen Bereich verwalten können.

Das Plugin View Own Posts Media Only sorgt dafür, dass Benutzer der Rolle Mitarbeiter und Autor nur die Dateien im Medienbereich sehen, die sie selbst hochgeladen haben.
Die Rollen Redakteur und Administrator sehen weiterhin alle Dateien.

4. Auf der Website wird ein eigener Downloadbereich unabhängig von den Artikeln benötigt.

Es gibt zahlreiche Dateimanager Plugins für WordPress. Als Beispiel führe ich das Download Manager Plugin an. Es bietet einen eigenen Inhaltstyp für Dateien. Hier können Dateien hochgeladen und beschrieben werden. Die Zugriffsrechte auf die Dateien können konfiguriert und sogar verkauft werden.

Falls es um das Verkaufen von Dateien geht ist WooCommerce ebenfalls sehr geeignet.

Grundsätzlich kann ich sagen, dass ein Downloadbereich mit vielen Benutzern, die Dateien hochladen, rein organisatorisch schnell ein komplexes Projekt werden kann.

5. Wir benutzen eine externe Lösung und verlinken auf die Dokumente.

Services zu nutzen, die sich auf eine ganz bestimmte Sache konzentrieren, ist oft eine gute Idee. Du musst aber bedenken, dass das immer bedeutet, dass deine Benutzer eine zusätzliche Anwendung mit eigenem Benutzernamen und Passwort, sowie eigener Verantwortung nutzen müssen.

Ich sammle beispielsweise alle meine Fotos auf Flickr und binde sie dann mit dem WordPress Flickr Embed Plugin in meinem Blog ein. In einem Blogeintrag sieht das dann beispielsweise so aus: #cmssummit16 – Kampala – Uganda. Wenn du auf ein Bild klickst, landest du auf meinem Flickr Account. Diese Konstruktion ist einfach und sinnvoll für mich, da nur ich in meinem Blog schreibe und nur ich die Daten für den Flickr Account habe. Flickr bietet mir die Fotos in allen möglichen Grössen an und ich bin nicht an ein CMS gebunden, wenn meine Website mal auf ein anderes System migriert.

Ähnliches gilt für Lösungen mit dem Filehosting-Dienst DropBox. es gibt beispielsweise eine sehr komfortable Integration mit diesem kostenpflichtigen Plugin: Out-Of-The-Box – Dropbox plugin for WordPress.

Um Dateien auszulagern, benötigst du immer einen Service außerhalb deiner WordPress Installation und eine Möglichkeit, auf die Dateien per Link und/oder Embed Code zugreifen zu können. Du kannst den Service selbst für deine Mitarbeiter betreiben oder ein kostenpflichtiges Modell nutzen.

Hier ein paar Beispiele:

• OX APP Suite – Drive: Jeder NOVATREND Hosting Kunde kann kostenlos die OX App Suite benutzen. Ein Teil davon ist die Drive App. Jeder Benutzer muss über eine E-Mail Adresse der entsprechenden Domain als Zugang verfügen und kann beliebige Dateien dort verwalten, teilen und aus einem WordPress Artikel darauf verlinken.
• cPanel – Webdisk: Jeder NOVATREND Hosting Kunde kann kostenlos die cPanel Webdisk benutzen. Auch hier kann jeder Benutzer beliebige Dateien verwalten, teilen und aus einem WordPress Artikel darauf verlinken. In diesem Fall geht es eher um einen gemeinsamen Dateiablageplatz, vergleichbar mit einer externen Festplatte.
• OwnCloud: Mit der Open Source Software OwnCloud lässt sich mit vertretbarem Aufwand ein eigener Filehosting Service betreiben (OwnCloud – Installation und Clients).
• Seafile: wie OwnCloud eine Open Source Filehosting System.
• Proprietäre Services wie Dropbox, Google Drive, iCloud Drive, Microsoft OneDrive und viele andere mehr.

Fazit

Alles ist möglich und alles ist abhängig von Anforderungen, Budget und Ressourcen.

Meine Meinung: Grundsätzlich würde ich versuchen die Anforderungen innerhalb WordPress so einfach wie möglich zu realisieren. Als NOVATREND Kunde würde ich mir die OX App Drive näher anschauen. Vielleicht sind auch andere Teile der Groupware für deine Firma interessant. Falls genug Ressourcen vorhanden sind, würde ich bei komplexeren Anforderungen zu einer eigene Open Source Cloud (OwnCloud, Seafile) tendieren. Proprietäre Services sind so eine Sache. Kurzfristig, mit engangierten Mitarbeitern, klappt es hervorragend. Längerfristig sind diese Services hinsichtlich Verfügbarkeit und Kosten schwer zu kalkulieren.

tl;dr: Dateiverwaltung geht sogar mit WordPress!