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Dein papierloses Büro – ganz einfach bei Novatrend

Vom Büro ohne Papier hört und liest man seit vielen Jahren. Gerade in der jetzigen Situation, in der viele Angestellte im Home Office arbeiten, wünscht man es sich. So prinzipiell geht es darum, alle Dokumente in einem Unternehmen auf elektronischem Weg zu verwalten. Der wesentliche Vorteil liegt in der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, beispielsweise, wenn Dokumente lange Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse aufbewahrt werden müssen und so oft erhebliche finanzielle Sanktionen vermieden werden können.

„Bevor wir DigitalDocs benutzten, haben wir Dokumente wie beispielsweise Verträge, Belege und andere wichtige Dokumente gesammelt und in Ordner abgelegt. Wir haben Schränke voll mit Ordnern. Diese Ordner benötigen viel Platz und das Suchen eines Dokuments war recht zeitaufwändig. Man hatte auf die Dokumente nur Zugriff, wenn man im Büro war. Im Büro haben wir nun einen Dokumentenscanner, jeder Mitarbeiter kann Dokumente einscannen, die dann automatisch als PDF in unser Dokumenten-Management-System (DMS), namens Teedy, gesendet werden. Teedy indexiert dann die Dokumente automatisch. Alle Texte werden per Texterkennung (OCR) aus einem eingescannten PDF herausgelesen. Anschliessend kann man nach diesen Wörtern in der Volltextsuche suchen und findet so blitzschnell jedes Dokument. Die Dokumente werden auf unserem Teedy-Server, der im Interxion Datacenter steht, gespeichert und benötigen somit keinen Platz mehr im Office. Jeder Mitarbeiter kann über eine sichere VPN Verbindung auf das DMS zugreifen. Dies erleichtert die Arbeit im Homeoffice extrem.“

Michael Brunner, Novatrend

In der Vergangenheit waren solche System meisten proprietär und teuer. Heute gibt es freie Systeme, deren Quellcode auf Open Source Software basieren, aber immer noch recht komplex in der Konfiguration und Administrierung sind. Es geht in diesem Fall ja um wichtige Dokumente und da sind Sicherheit, Verfügbarkeit und Verschlüsselung als vertrauensbildende Massnahmen unerlässlich.

Gerade weil wir uns hier bei Novatrend mittlerweile von den Vorzügen eines solchen System selbst überzeugen konnten, haben wir uns entschlossen, das System als fertig konfigurierten Dokumenten-Management System auf einem eigenen Server pro Kunde anzubieten. Dieser Server ist aus Sicherheitsgründen über das normale Internet nicht erreichbar. Der Zugriff erfolgt über eine VPN Verbindung um maximale Sicherheit auch bei der Übertragung der Daten zu gewährleisten.

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Videokonferenzen auf meet.novatrend.ch

Seit einer Woche bieten wir dir unter der URL meet.novatrend.ch eine kostenlose Möglichkeit, Videokonferenzen durchzuführen. Wir nutzen die Open Source Software Jitsi Meet. Mit Jitsi Meet lassen sichVideokonferenzen mit mehreren Teilnehmern durchführen. Für die Teilnahme an einer Videokonferenz benötigst du nur einen modernern Webbrowser oder eine Smartphone App. Wir achten deine Privatsphäre und versuchen eine gute Performance zu bieten. Was in einer Videokonferenz besprochen wird, bleibt privat.

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Infrastruktur Messenger News

Wir helfen dir auf vielen Wegen – auch im Chat!

Meistens willst du ja nur, dass dieses, dieses [_Herausforderung_einfügen_] macht, was du willst …

Ja, ja, wir haben Produkte und bieten Services an, die abstrakt und erklärungsbedürftig sind. Auf unserer Website versuchen wir alles so genau wie möglich zu beschreiben, auch durchaus mit Erfolg :).

Aber wie das dann immer so ist: Diese eine individuelle, alles entscheidende und vor allem oft auch dringende Frage ist noch nicht beantwortet. So eine Frage taucht manchmal auf, bevor du zum Kreis unserer Kundinnen und Kunden gehörst, aber natürlich auch wenn du schon seit gefühlten Ewigkeiten mit uns zusammenarbeitest. Und für diese Frage haben wir einen zusätzlichen Kanal eingerichtet, „unseren Chat“ 🙂 !

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Infrastruktur News

Rechnungen sicher und schnell bezahlen mit eBill

Bezahlen wird bequemer!
Ab sofort bieten wir eBill an.

Der elektronische Zahlungsverkehr hat sich für Bankkunden in den letzten Jahren stetig weiterentwickelt. Und wer Online-Banking nutzt, schätzt schon jetzt, dass er nicht mehr zu seiner Bankfiliale gehen muss, um beispielsweise einen Dauerauftrag zu ändern oder Zahlungsauftragsformulare abzuholen, die er dann zu Hause ausfüllt, unterschreibt und dann wieder zur Bank bringt – nur, um sie dort wieder abzugeben. Bei allem Fortschritt aber ist das elektronische Bezahlen immer noch mit reichlich Aufwand verbunden. Sie verbringen regelmässig viel Zeit am Schreibtisch, um eingegangene Rechnungen zu kontrollieren, IBAN- und Kontonummern abzutippen, Zahlungen zu veranlassen und die Unterlagen – z.B. für die Steuer – zu sichern und abzulegen. Jede Rechnung, die Sie per Post oder E-Mail bekommen, kostet Sie entsprechend Zeit und Mühe und fordert Ihre volle Aufmerksamkeit, auch weil es besonders im E-Mail-Verkehr immer wieder raffinierte Versuche zu Betrug und Identitätsmissbrauch gibt.

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Infrastruktur News

Geld verdienen mit Novatrend

Auch wir überlegen ja oft, wie wir das Leben unserer Kundinnen und Kunden vereinfachen können. Normalerweise geht es bei uns meistens um neue Features zum Thema Performance, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Diesmal geht es um Vermittlungsgutschriften.
Wir bieten bereits seit Jahren ein attraktives Vermittlungsprogramm an, in dem es auch um so profane Dinge wie „Geld verdienen“ geht.