Vor einiger Zeit hatte ich wieder einmal einen Supportfall mit Outlook. Dabei bin ich auf ein Detail gestossen, das viele überraschen dürfte: Das neue Outlook für Windows funktioniert ganz anders als das bisherige und das hat Konsequenzen für die E-Mail-Synchronisation und den Datenschutz.
Eine kurze Zusammenfassung des Themas findest du übrigens auch in unserem FAQ-Artikel zum neuen Outlook.
Klassisch vs. neu: Was sich bei Outlook verändert hat
Microsoft ersetzt derzeit schrittweise das klassische Outlook durch das neue Outlook, das auf der Webversion Outlook Web App (OWA) basiert. Das bisherige Outlook wird in der Taskleiste mit (Classic) bezeichnet. Zudem erscheint in der Outlook-Oberfläche ein Hinweis, dass man das „neue“ Outlook ausprobieren könne.
Bei meinem Supportfall war genau das passiert. Die Kundin hatte auf das neue Outlook gewechselt und prompt traten Probleme bei der E-Mail-Synchronisation auf. In solchen Fällen prüfen wir jeweils die Logs, denn es kann durchaus sein, dass unsere Firewall aufgrund fehlerhafter Anmeldungen die Verbindung blockiert. Nachdem mir die Kundin ihre Schweizer IP-Adresse, welche von Swisscom stammt, mitgeteilt hatte, machte ich mich auf die Suche nach der Fehlerquelle.
Merkwürdige Anmeldungen aus dem Ausland
Das Interessante dabei: Ich konnte überhaupt keine Anmeldungen vom Anschluss der Kundin feststellen. Daher schränkte ich meine Suche auf ihre E-Mail-Adresse ein. Dabei sah ich jedoch nur Anmeldungen aus dem Ausland. Meine Nachfrage, ob sie sich derzeit im Ausland befinde oder ein VPN verwende, verneinte die Kundin, was mich etwas stutzig machte.
Bei genauerem Hinsehen fand ich heraus, dass die IP-Adresse Microsoft gehört, also der Firma, die auch Outlook entwickelt. Eine kurze Recherche brachte die Erklärung:
Die Kundin hatte zu Beginn des Setups eine Info-Meldung angezeigt bekommen, die sie, ohne gross darüber nachzudenken, überflogen hatte. Der Inhalt dieser Meldung ist jedoch höchst aufschlussreich:
Mit anderen Worten: Obwohl sich die Kundin in der Schweiz befand, liefen ihre E-Mail-Verbindungen über Microsofts Cloud-Infrastruktur. Die IP-Adresse gehörte in diesem Fall zwar zu Microsoft und war gemäss IP Address Lookup in den Niederlanden registriert, wo die Daten jedoch tatsächlich verarbeitet werden, lässt sich als Nutzer nicht nachvollziehen.
Interessanterweise hat Microsoft dieses Verhalten inzwischen auch selbst bestätigt. In einem Artikel von Heise Online wurde erklärt, dass das neue Outlook IMAP- und SMTP-Zugangsdaten an Microsoft-Server überträgt, die Mails spiegeln und in der Cloud synchronisieren. Laut Microsoft geschieht dies verschlüsselt.
Warum Microsoft diesen Weg geht
Warum Outlook diesen Ansatz verfolgt und die Mails nicht mehr direkt auf den Computer synchronisiert, lässt sich nur rätseln.
Wikipedia verrät, dass das neue Outlook für Windows auf den aktuellen Outlook Web Apps basiert. Dabei wird nicht mehr Microsoft Word als Rendering-Engine verwendet, sondern eine Webbrowser-Engine. Technisch gesehen ist das neue Outlook also im Kern eine Web-App, die lokal auf dem PC läuft.
Diese Erkenntnis ist zwar spannend, löst das Problem der Kundin aber nicht. Der Setup-Prozess schlägt nicht vollständig fehl: Ein Teil der Mails wird synchronisiert, aber nicht alle. Vereinzelt fehlen Mails und sogar die Zeitstempel stimmen nicht.
Im klassischen Outlook funktioniert alles einwandfrei und auch in unserem Webmail sind sämtliche Mails mit korrekten Zeitstempeln sichtbar, nur im neuen Outlook nicht. Um das zu troubleshooten, müsste man Microsoft direkt ins Boot holen. Wer schon einmal versucht hat, den Support zu erreichen, weiss, dass das fast ein eigenes Projekt ist.
Datenschutz: Ein grosses Fragezeichen
Aus Sicht des Datenschutzes ist dieser Ansatz fragwürdig. Schweizer Unternehmen oder Privatpersonen, die Wert auf Datensouveränität legen, verlieren mit dem neuen Outlook die Kontrolle darüber, wo ihre Daten tatsächlich gespeichert werden.
Viele Nutzerinnen und Nutzer merken gar nicht, dass ihre E-Mails und Kontakte nicht mehr ausschliesslich über ihren Schweizer Hoster laufen, sondern zusätzlich über Microsoft-Server im Ausland.
Die Kundin in meinem Fall wollte genau das vermeiden. Sie wollte weiterhin das klassische IMAP nutzen, bei dem die Daten direkt zwischen ihrem Mailserver und Computer synchronisiert werden. Das ist im neuen Outlook allerdings nicht mehr möglich.
Sinnvolle Alternativen zum neuen Outlook
Zum Glück gibt es Alternativen, die sich leicht umsetzen lassen und bei denen die Daten in der Schweiz bleiben:
Unsere Empfehlungen:
- Novatrend Webmail: Direkt im Browser nutzbar, keine Installation nötig, Daten bleiben auf Schweizer Servern.
- eM Client: Moderne, benutzerfreundliche Outlook-Alternative. Anleitungen zum Setup sind unter https://mc.novatrend.ch verfügbar
- Mozilla Thunderbird: Bekanntes Open-Source E-Mail Programm. Kostenlos, benötigt keine Lizenz.
In diesem Fall ist die Kundin auf eM Client umgestiegen und seither sehr zufrieden damit. Natürlich können Kundinnen und Kunden weiterhin Outlook verwenden, doch nach diesem und einigen ähnlichen Supportfällen empfehlen wir ernsthaft über Alternativen nachzudenken.
Fazit: Kontrolle behalten statt Cloud-Zwang
Wer möchte schon, dass seine E-Mails, die bei einem Schweizer Hoster gespeichert sind, auf Microsoft Server synchronisiert werden, nur um sie am Computer anzeigen zu können? Ich nicht und wahrscheinlich du auch nicht.
Auch wenn du im Moment noch das klassische Outlook nutzt, solltest du dir Gedanken machen. Microsoft wird diese Version vermutlich bald einstellen und dann bleibt nur noch das neue Outlook mit Cloud-Synchronisation. Es lohnt sich also schon jetzt, über Alternativen nachzudenken, bevor du gezwungen wirst, umzusteigen.
Wenn du dabei Unterstützung brauchst oder nicht sicher bist, welche Lösung am besten zu dir passt, helfen wir dir gerne weiter.
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