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Dein papierloses Büro – ganz einfach bei Novatrend

Vom Büro ohne Papier hört und liest man seit vielen Jahren. Gerade in der jetzigen Situation, in der viele Angestellte im Home Office arbeiten, wünscht man es sich. So prinzipiell geht es darum, alle Dokumente in einem Unternehmen auf elektronischem Weg zu verwalten. Der wesentliche Vorteil liegt in der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, beispielsweise, wenn Dokumente lange Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse aufbewahrt werden müssen und so oft erhebliche finanzielle Sanktionen vermieden werden können.

„Bevor wir DigitalDocs benutzten, haben wir Dokumente wie beispielsweise Verträge, Belege und andere wichtige Dokumente gesammelt und in Ordner abgelegt. Wir haben Schränke voll mit Ordnern. Diese Ordner benötigen viel Platz und das Suchen eines Dokuments war recht zeitaufwändig. Man hatte auf die Dokumente nur Zugriff, wenn man im Büro war. Im Büro haben wir nun einen Dokumentenscanner, jeder Mitarbeiter kann Dokumente einscannen, die dann automatisch als PDF in unser Dokumenten-Management-System (DMS), namens Teedy, gesendet werden. Teedy indexiert dann die Dokumente automatisch. Alle Texte werden per Texterkennung (OCR) aus einem eingescannten PDF herausgelesen. Anschliessend kann man nach diesen Wörtern in der Volltextsuche suchen und findet so blitzschnell jedes Dokument. Die Dokumente werden auf unserem Teedy-Server, der im Interxion Datacenter steht, gespeichert und benötigen somit keinen Platz mehr im Office. Jeder Mitarbeiter kann über eine sichere VPN Verbindung auf das DMS zugreifen. Dies erleichtert die Arbeit im Homeoffice extrem.“

Michael Brunner, Novatrend

In der Vergangenheit waren solche System meisten proprietär und teuer. Heute gibt es freie Systeme, deren Quellcode auf Open Source Software basieren, aber immer noch recht komplex in der Konfiguration und Administrierung sind. Es geht in diesem Fall ja um wichtige Dokumente und da sind Sicherheit, Verfügbarkeit und Verschlüsselung als vertrauensbildende Massnahmen unerlässlich.

Gerade weil wir uns hier bei Novatrend mittlerweile von den Vorzügen eines solchen System selbst überzeugen konnten, haben wir uns entschlossen, das System als fertig konfigurierten Dokumenten-Management System auf einem eigenen Server pro Kunde anzubieten. Dieser Server ist aus Sicherheitsgründen über das normale Internet nicht erreichbar. Der Zugriff erfolgt über eine VPN Verbindung um maximale Sicherheit auch bei der Übertragung der Daten zu gewährleisten.