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Appetithäppchen, virtuelle Macheten und innere Ordnung

Appetithäppchen sind kleine Vorspeisen, die vor dem Essen gereicht werden, um den Appetit zu wecken. Viele Beiträge in diesem Blog sind auch Appetithäppchen. Sie sollen dazu anregen, etwas Neues auszuprobieren und Abläufe auch mal von einer anderen Seite zu sehen. Wer eine oder mehrere Websites über Jahre betreibt, wird in dieser Zeit immer erfahrener im Umgang mit dieser Website (und natürlich auch mit den Agenturen und Personen, die diese Websites erstellen). Moden und Trends kommen und gehen und man versucht das Beste daraus zu machen. Dabei unterliegt man auch der Gefahr, sich immer tiefer in Abhängigkeiten zu verstricken. Diese Abhängigkeiten können dazu führen, dass eine Website immer unübersichtlicher und langsamer wird, letztlich auch teurer, das mehrsprachige Websites über die Jahre doch nicht so richtig mehrsprachig sind, das Updates nicht eingespielt werden können, weil dann Teile der Website nicht mehr funktionieren und das Abläufe und Prozesse über die Jahre kompliziert und aufwendig werden. Neue Mitarbeiter:innen verstehen dann oft weder die Arbeitsweise, noch die Prozesse und schlagen sich mit ihren selbst gebastelten „virtuellen Macheten“ irgendwie einen Weg durch den technologischen Dschungel.

Die Situation ist nicht neu. Wenn es zu kompliziert wird, trifft man sich halt persönlich mit Agentur oder Kunde zu einem Essen oder einem Getränk, vielleicht im Rahmen einer Konferenz, und bespricht das mal. Vielleicht sitzt man sogar räumlich beisammen in einem Gebäude und regelt Kleinigkeiten einfach am Kaffeeautomaten oder durch mehr oder weniger zufällige Begegnungen auf dem Flur („Flurfunk“) und in Meetings.

Im Jahr 2020 wurde dieses Präsenz-Ökosystem erstmals „wirklich“ erschüttert.

Home Office war angesagt und viele konnten mit dieser Situation am Anfang wenig anfangen. Es gab weder genug Geräte, geschweige denn etablierte Prozesse. Auch Hierarchien und Statusdenken war und ist nicht einfach in die virtuelle Welt zu übersetzen. Die Kommunikationsmöglichkeiten auf dem Flur, im Aufzug, bei der Dienstreise und beim Geschäftsessen entfielen – einfach so!

Glücklicherweise passt sich ein Markt recht fix an veränderte Situationen an und so langsam wird immer klarer, dass das Home Office nicht verschwinden wird. Ganz im Gegenteil wird es Einfluss auf so ziemlich alles haben, was uns umgibt.

Jeder braucht daher ein paar Ideen oder Appetithäppchen, wie es denn so werden könnte in der Zukunft – mit Konferenzen, mit Dienstreisen, mit der Kommunikation, der Abhörsicherheit, ja überhaupt mit der Arbeit und der Schule.

Die gute Nachricht für unsere “Website/App/Service Bubble“ ist ganz klar und durchaus Grund zur Zuversicht:

„Wir brauchen mehr Digitalisierung, und zwar schnell!“

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Was ist an Ghost anders?

In der letzten Woche habe ich beschrieben, wie man die Node.js Applikation Ghost auf einem Novatrend Webhosting installiert. Heute geht es darum, was Ghost eigentlich ist und inwiefern sich Ghost von etablierten Systemen wie WordPress unterscheidet.

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Pixelfed – das „Instagram“ im Fediverse?

Wenn dich die Überschrift hierher gelockt hat, dann hat der erste Schritt schonmal geklappt.
Worum geht es?
Instagram ist ein werbefinanzierter Onlinedienst zum Teilen von Fotos und Videos, der seit 2012 zu Facebook gehört. Instagram ist eine Mischung aus Microblog und audiovisueller Plattform. Instagram verwertet so ziemlich jedes Fitzelchen an Daten, das es über dich erhaschen kann und die Mutter Facebook versucht damit, ziemlich erfolgreich, Geld zu verdienen. Das ist auch alles ok, du musst es nur wissen. Wenn du ein Instagram Influencer sein willst, der online Produkte und Services an deine Follower verkaufen möchte, so ist Instagram für dich genau die richtige Wahl. Wenn du aber „nur“ Fotos, Stories und Nachrichten mit deinen Followern, die vielleicht sogar deine Freunde sind, teilen möchtest, so solltest du mal einen intensiveren Blick auf das Pixelfed Projekt werfen.

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Content Management Systeme Infrastruktur Services Shared Hosting Webdesign Wunschthema

Wie kommt mein Text auf die Website?

Firmen, Vereine und andere Organisationsformen betreiben Websites auf denen Neuigkeiten, Berichte, Fotos und allerlei andere interessante Dinge stehen. Jemand muss diese Texte schreiben und manchmal gibt es keine definierten Prozesse für “das Schreiben eines Textes”. Oft entsteht ein Text in einer Textverarbeitung und wird dann ein paar mal per E-Mail Anhang hin und her geschickt bis alles “stimmt”. Danach wird dieses Dokument an ”die Agentur” oder “die Administrator*in oder Content Manager*in der Website” per E-Mail geschickt mit dem Vermerk, diesen Text doch bitte auf die Website “hochzuladen”. Diese Person versucht dann so gut wie möglich den Inhalt des “Word Dokuments” oder des übersandten PDFs in die existierende Struktur der Website zu bringen und bis zur Veröffentlichung gehen oft nochmalls ein paar E-Mails hin- und her.

Dieser zeitaufwendige und teilweise ermüdende Workflow findet aus unterschiedlichen Gründen auch noch im Jahr 2020 erschreckend häufig statt und deshalb will ich in diesem Blog Post Möglichkeiten beschreiben, wie man das effektiver machen könnte.

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Dein papierloses Büro – ganz einfach bei Novatrend

Vom Büro ohne Papier hört und liest man seit vielen Jahren. Gerade in der jetzigen Situation, in der viele Angestellte im Home Office arbeiten, wünscht man es sich. So prinzipiell geht es darum, alle Dokumente in einem Unternehmen auf elektronischem Weg zu verwalten. Der wesentliche Vorteil liegt in der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, beispielsweise, wenn Dokumente lange Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse aufbewahrt werden müssen und so oft erhebliche finanzielle Sanktionen vermieden werden können.

„Bevor wir DigitalDocs benutzten, haben wir Dokumente wie beispielsweise Verträge, Belege und andere wichtige Dokumente gesammelt und in Ordner abgelegt. Wir haben Schränke voll mit Ordnern. Diese Ordner benötigen viel Platz und das Suchen eines Dokuments war recht zeitaufwändig. Man hatte auf die Dokumente nur Zugriff, wenn man im Büro war. Im Büro haben wir nun einen Dokumentenscanner, jeder Mitarbeiter kann Dokumente einscannen, die dann automatisch als PDF in unser Dokumenten-Management-System (DMS), namens Teedy, gesendet werden. Teedy indexiert dann die Dokumente automatisch. Alle Texte werden per Texterkennung (OCR) aus einem eingescannten PDF herausgelesen. Anschliessend kann man nach diesen Wörtern in der Volltextsuche suchen und findet so blitzschnell jedes Dokument. Die Dokumente werden auf unserem Teedy-Server, der im Interxion Datacenter steht, gespeichert und benötigen somit keinen Platz mehr im Office. Jeder Mitarbeiter kann über eine sichere VPN Verbindung auf das DMS zugreifen. Dies erleichtert die Arbeit im Homeoffice extrem.“

Michael Brunner, Novatrend

In der Vergangenheit waren solche System meisten proprietär und teuer. Heute gibt es freie Systeme, deren Quellcode auf Open Source Software basieren, aber immer noch recht komplex in der Konfiguration und Administrierung sind. Es geht in diesem Fall ja um wichtige Dokumente und da sind Sicherheit, Verfügbarkeit und Verschlüsselung als vertrauensbildende Massnahmen unerlässlich.

Gerade weil wir uns hier bei Novatrend mittlerweile von den Vorzügen eines solchen System selbst überzeugen konnten, haben wir uns entschlossen, das System als fertig konfigurierten Dokumenten-Management System auf einem eigenen Server pro Kunde anzubieten. Dieser Server ist aus Sicherheitsgründen über das normale Internet nicht erreichbar. Der Zugriff erfolgt über eine VPN Verbindung um maximale Sicherheit auch bei der Übertragung der Daten zu gewährleisten.