Kategorien
Content Management Systeme Infrastruktur Services Shared Hosting Webdesign Wunschthema

Wie kommt mein Text auf die Website?

Firmen, Vereine und andere Organisationsformen betreiben Websites auf denen Neuigkeiten, Berichte, Fotos und allerlei andere interessante Dinge stehen. Jemand muss diese Texte schreiben und manchmal gibt es keine definierten Prozesse für “das Schreiben eines Textes”. Oft entsteht ein Text in einer Textverarbeitung und wird dann ein paar mal per E-Mail Anhang hin und her geschickt bis alles “stimmt”. Danach wird dieses Dokument an ”die Agentur” oder “die Administrator*in oder Content Manager*in der Website” per E-Mail geschickt mit dem Vermerk, diesen Text doch bitte auf die Website “hochzuladen”. Diese Person versucht dann so gut wie möglich den Inhalt des “Word Dokuments” oder des übersandten PDFs in die existierende Struktur der Website zu bringen und bis zur Veröffentlichung gehen oft nochmalls ein paar E-Mails hin- und her.

Dieser zeitaufwendige und teilweise ermüdende Workflow findet aus unterschiedlichen Gründen auch noch im Jahr 2020 erschreckend häufig statt und deshalb will ich in diesem Blog Post Möglichkeiten beschreiben, wie man das effektiver machen könnte.

Kategorien
Infrastruktur News Security Server Services Verschlüsselung

Dein papierloses Büro – ganz einfach bei Novatrend

Vom Büro ohne Papier hört und liest man seit vielen Jahren. Gerade in der jetzigen Situation, in der viele Angestellte im Home Office arbeiten, wünscht man es sich. So prinzipiell geht es darum, alle Dokumente in einem Unternehmen auf elektronischem Weg zu verwalten. Der wesentliche Vorteil liegt in der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, beispielsweise, wenn Dokumente lange Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse aufbewahrt werden müssen und so oft erhebliche finanzielle Sanktionen vermieden werden können.

„Bevor wir DigitalDocs benutzten, haben wir Dokumente wie beispielsweise Verträge, Belege und andere wichtige Dokumente gesammelt und in Ordner abgelegt. Wir haben Schränke voll mit Ordnern. Diese Ordner benötigen viel Platz und das Suchen eines Dokuments war recht zeitaufwändig. Man hatte auf die Dokumente nur Zugriff, wenn man im Büro war. Im Büro haben wir nun einen Dokumentenscanner, jeder Mitarbeiter kann Dokumente einscannen, die dann automatisch als PDF in unser Dokumenten-Management-System (DMS), namens Teedy, gesendet werden. Teedy indexiert dann die Dokumente automatisch. Alle Texte werden per Texterkennung (OCR) aus einem eingescannten PDF herausgelesen. Anschliessend kann man nach diesen Wörtern in der Volltextsuche suchen und findet so blitzschnell jedes Dokument. Die Dokumente werden auf unserem Teedy-Server, der im Interxion Datacenter steht, gespeichert und benötigen somit keinen Platz mehr im Office. Jeder Mitarbeiter kann über eine sichere VPN Verbindung auf das DMS zugreifen. Dies erleichtert die Arbeit im Homeoffice extrem.“

Michael Brunner, Novatrend

In der Vergangenheit waren solche System meisten proprietär und teuer. Heute gibt es freie Systeme, deren Quellcode auf Open Source Software basieren, aber immer noch recht komplex in der Konfiguration und Administrierung sind. Es geht in diesem Fall ja um wichtige Dokumente und da sind Sicherheit, Verfügbarkeit und Verschlüsselung als vertrauensbildende Massnahmen unerlässlich.

Gerade weil wir uns hier bei Novatrend mittlerweile von den Vorzügen eines solchen System selbst überzeugen konnten, haben wir uns entschlossen, das System als fertig konfigurierten Dokumenten-Management System auf einem eigenen Server pro Kunde anzubieten. Dieser Server ist aus Sicherheitsgründen über das normale Internet nicht erreichbar. Der Zugriff erfolgt über eine VPN Verbindung um maximale Sicherheit auch bei der Übertragung der Daten zu gewährleisten.

Kategorien
Infrastruktur Konferenzsysteme News Services

Videokonferenzen auf meet.novatrend.ch

Seit einer Woche bieten wir dir unter der URL meet.novatrend.ch eine kostenlose Möglichkeit, Videokonferenzen durchzuführen. Wir nutzen die Open Source Software Jitsi Meet. Mit Jitsi Meet lassen sichVideokonferenzen mit mehreren Teilnehmern durchführen. Für die Teilnahme an einer Videokonferenz benötigst du nur einen modernern Webbrowser oder eine Smartphone App. Wir achten deine Privatsphäre und versuchen eine gute Performance zu bieten. Was in einer Videokonferenz besprochen wird, bleibt privat.

Kategorien
Content Management Systeme Infrastruktur Services Shared Hosting Tools

Terminal – bei uns ganz einfach

Bei allem, was mit Computern, Software und Digitalisierung zu tun hat, teilt sich die Welt oft in zwei Gruppen. Da sind auf der einen Seite Personen, die in einer grafisch orientierten Welt Text- und andere Felder ausfüllen, mit Maus, Gesten oder Touch-Befehlen Bereiche auswählen und dann auf Buttons klicken. Auf der anderen Seite gibt es die Gruppe der Personen, die auf einer Kommandozeile jeden Befehl auf einer Tastatur eintippen. Für beide Arbeitsweisen gibt es gute Argumente, je nachdem, welche Aufgabe man erledigen will. Ein einzelnes Bild lässt sich gut in einem Grafikprogramm mit einer Maus bearbeiten. Wenn es um hunderte Bilder geht, bei denen beispielsweise die Kompressionsrate oder die Grösse verändert werden soll, so ist man mit einem Befehl auf der Kommandozeile natürlich viel effektiver. In diesen beiden Gruppen befinden sich viele Personen, die einfach “effektiv arbeiten” wollen.

Kategorien
Allgemein Services Wunschthema

WT.Social wächst!

WT.Social ist ein Projekt von Jimmy Wales, dem Gründer der Wikipedia. In der Wikipedia werden die Artikel kollaborativ von vielen Personen bearbeitet und dadurch mit der Zeit (hoffentlich) besser und besser. Auf der Basis dieser Erfahrungen gründete Wales vor zwei Jahren die Wiki Tribune (WT). Wiki Tribune wollte das, was bei Wikipedia für Wissensartikel gut funktioniert, für Nachrichtenartikel nutzen, also eine faktenbasierte Berichterstattung durch investigativen Journalismus. Wiki Tribune sollte eine Art Wikipedia Zeitung werden, in der eben keine Fake News erscheinen. Durch monatliche Spenden bezahlte Journalisten sollten mit einer Community von Freiwilligen zusammenarbeiten.