Eine auf den ersten Blick einfache Aufgabe:
„Schicke einen Newsletter regelmässig an 25,000 Empfänger zu überschaubaren Kosten.“
Ich hatte so ein Newsletter Thema hin und wieder in meinen bisherigen Projekten aber noch nie mit 25,000 E-Mail Adressen. Gerade im Hinblick auf die Herausforderungen beim E-Mail Versand, über die ich bereits im Blog Post „Warum kommt meine E-Mail nicht an?“ geschrieben habe, machte ich mich trotzdem vorsichtig ans Werk.
Die Website, von der verschickt werden soll, läuft unter dem CMS Drupal auf einem Webhosting bei Novatrend.
Bisher wurde der E-Mail Versandservice Mailchimp benutzt. Es gibt dutzende spezialisierter E-Mail-Marketing-Plattformen wie Mailchimp, Hubspot, Omnisend, AWeber und viele andere, die im wesentlichen Funktionen zum Versenden von E-Mails bieten. Je nach Plattform gibt es auch auch Marketing-Funktionen wie Personalisierung, Segmentierung und viele weitere Features.
Mailchimp wird gern zum Versand von Newslettern genutzt. Es ist bequem, hat viele Features und bis zu einer Anzahl von 1,000 Email-Adressen ist es kostenlos. Wenn mehr verschickt werden soll, wird es allerdings kostenpflichtig. Das ist auch völlig ok, denn die Firma soll ja Gewinn machen. Der monatlich zweimalige Versand an 25,000 E-Mail Adressen würde, Stand heute, etwa 10,000 CHF pro Jahr kosten. Mailchimp liegt da durchaus im Rahmen, die anderen Services zum Versand von E-Mails haben ähnliche Preisstrukturen.
Die Summe bringt einen durchaus zum Stirnrunzeln und so suchten wir nach einer günstigeren Alternative.
Ausser E-Mail Marketing Plattformen wie Mailchimp gibt es im wesentlichen zwei Möglichkeiten.
- Eigener Server: Ein eigener E-Mail-Server, der beliebig viele E-Mails verschicken kann. Die erforderlichen Ressourcen und das technische Know-how erfordert jedoch erheblichen Aufwand für Konfiguration, Wartung und Überwachung des Servers. Eine gute Zustellbarkeit und die Vermeidung von Spam-Problemen sind weitere Herausfordrungen.
- SMTP-Dienst: Ein SMTP-Dienst ist quasi ein „E-Mail-Server as a Service“. Er ermöglicht das Versenden von E-Mails über dedizierte E-Mail-Server. Dienste wie SendGrid, Amazon SES (Simple Email Service), Mailgun und SparkPost bieten APIs und Tools, mit denen Sie E-Mails an eine große Anzahl von Empfängern senden können.
Die erste Möglichkeit haben wir als zu teuer und zu aufwendig verworfen. Die zweite Möglichkeit haben wir uns allerdings genauer angesehen und sind dann beim Service der Firma Mailgun gelandet.
Hinweis:
Es geht mir im weiteren Verlauf des Artikels ausdrücklich nicht darum Werbung für einzelne Services wie Mailgun zu machen. Ich möchte auf die Möglichkeit der Integration externer Services am Beispiel von Mailgun in bewährten Open Source Plattformen wie Drupal, WordPress und Joomla hinweisen. Auch im Segment dieser SMTP-Services ähneln sich natürlich die Preisstrukturen. Sie sind allerdings allgemein um den Faktor 10-20 geringer, verglichen mit den E-Mail Marketing Plattformen. Statt 10,000 CHF pro Jahr sprechen wir hier über knapp 500 CHF pro Jahr. Natürlich muss im Einzelfall überprüft werden, welche Features wirklich benötigt werden und welche nicht. Unter Umständen ist die Nutzung einer E-Mail Plattform durchaus sinnvoller als der Einsatz eines SMTP-Services. Im beschriebenen Fall war das ganz klar nicht der Fall.
Installation und Konfiguration
Ich beschreibe im weiteren Verlauf die Zusammenarbeit von Mailgun mit Drupal und dem Simplenews Modul. Über die Nutzung des Simplenews Moduls habe ich bereits im Novatrend Blog geschrieben: Ein leistungsfähiger Newsletter mit Drupal (ganz einfach 🙂 ).
Mailgun
Zunächst musst du dir ein Benutzerkonto bei Mailgun anlegen. Der Versand der ersten 6,000 E-Mails ist kostenlos. Das ist gut, um auszuprobieren, ob alles funktioniert. Danach musst du den entsprechenden Tarif buchen. In unserem Fall war das der Versand von 50,000 E-Mail Adressen pro Monat für etwa 35 CHF pro Monat/420 CHF pro Jahr (Stand heute).
Domain-Einstellungen
Damit der Versand funktioniert, müssen in den DNS-Einstellungen der entsprechenden Domain Änderungen vorgenommen werden. In unserem Fall ging das bequem über die cPanel-Verwaltung bei Novatrend.
Ausser den MX Einträgen bedarf es noch SPF, DKIM und CNAME Einträge, die aber auf der Mailgun Seite sehr benutzerfreundlich vorgegeben werden. Es gibt eine Übersicht der von Mailgun gewünschten Anpassungen und den Einträgen, die gerade aktiv sind. Das ist, gerade bei DNS-Änderungen sehr hilfreich, denn es kann immer etwas dauern, bis Änderungen aktiv werden.
Auf diese Art und Weise lassen sich einfach alle notwendigen Änderungen erstellen.
Drupal
Zunächst muss eine Drupal-Installation, sowie das Modul Simplenews installiert und konfiguriert werden. In diesem Blog Post ist die Simplenews Modul-Installation beschrieben: Ein leistungsfähiger Newsletter mit Drupal (ganz einfach 🙂 ).
Drupal lässt sich mit bei Novatrend auf mehrere Arten installieren
- mit dem Softaculous Apps Installer
- über Composer
- über FTP
Anschliessend muss das Mailgun Modul installiert und konfiguriert werden.
In den Einstellungen des Moduls muss der API-Schlüssel aus dem Mailgun Dashboard übertragen werden.
In einem weiteren Tab lässt sich testen, ob eine E-Mail versendet wird. Es kann dabei getestet werden, ob Attachments versendet werden und die Reply-to, CC und BCC Parameter können ebenfalls gesetzt werden.
Das Drupal-Mail-System muss nun noch auf den Versand über Mailgun eingestellt werden.
In unserem Fall setzen wir Mailgun als Default-Mailer.
In unserer Konfiguration laufen jetzt alle E-Mails, die Drupal versendet über Mailgun. Das betrifft auch Anfragen über das Kontaktformular, E-Mails aus dem Online-Shop und andere. Im Drupal Mail System kann auch der Versand per Drupal Modul definiert werden, also beispielsweise die Shop-E-Mails über PHP, die Newsletter aber über Mailgun. Wir testen momentan noch mit den besten Einstellungen für unseren Fall, grundsätzlich funktioniert es aber gut.
Zaghafter Glückwunsch 🙂
Wenn das alles funktioniert, dann ist das schon mal richtig gut und Newsletter können versendet werden!
Newsletter verschicken
Für die Person, die den Newsletter verschickt, ist in unserem Fall nicht sichtbar, welcher Service hinter dem Versand steckt. Sie legt einfach einen neuen Inhalt vom Typ Newsletter an. Wenn sie mit dem Inhalt zufrieden ist, schickt sie Test-Newsletter an die eigene E-Mail Adresse. Wenn auch das erfolgreich funktioniert, kann der Newsletter buchstäblich per Knopfdruck aus Drupal verschickt werden.
Nun könnte man die 22,892 E-Mail Adressen auf einen Schlag verschicken oder aber in kleinen Portionen. Wir haben uns für etwa 500 E-Mails pro Stunde entschieden und verschicken dann den Newsletter in zwei Tagen. Geregelt wird das innerhalb des Simplenews Moduls.
Dort wird festgelegt, wieviel E-Mails bei einem Cron-Run verschickt werden.
Erste Verbesserung des Cronjobs
So ein Cron-Run stösst innerhalb von Drupal viele Prozesse an und man muss ein wenig aufpassen, dass der Hosting-Server, in unserem Fall ja unsere eigene Novatrend-Umgebung, nicht über Gebühr belastet wird.
Das ist nun wirklich individuell, aber auch für diese Herausforderung gibt es in Drupal eine sehr elegante Lösung in Form des Ultimate Cron Moduls. In diesem Modul kann festgelegt werden, für welches Drupal Modul der Cronjob wie oft ausgeführt werden soll.
Zweite Verbesserung des Cronjobs
Wenn man nun dank des Ultimate Cron Moduls auf die Minute definiert hat, was wann auf der Website passieren soll, benötigt man natürlich noch einen „Auslöser“ für diese Ereignisse. Dafür eignet sich wieder das Novatrend cPanel mit den entsprechenden Einstellungen zu minutengenauen Cronjobs.
Cronjobs im cPanel bei Novatrend
Feedback
Im Mailgun Dashboard kann genau verfolgt werden, wie viele E-Mails verschickt wurden, welche E-Mails geöffnet wurden, in welcher E-Mail auf einen Link geklickt wurde und vieles andere mehr. Das ist sehr hilfreich für die Gestaltung des Newsletters über einen längeren Zeitraum.
Mehrsprachigkeit
In unserem Fall ist die Drupal Website mehrsprachig angelegt. Das hat beim Newsletter Modul Simplenews zur Folge, dass man, wenn man das will, natürlich auch Newsletter in unterschiedlichen Sprachen verschicken kann.
Integration der Newsletter in die Website
Bei der Nutzung einer externen Plattform wie Mailchimp ist es so, dass der Newsletter ausserhalb der eigenen Website und innerhalb der Mailchimp-Plattform erstellt wird. Das hat zur Folge, dass eine Integration auf der eigenen Website notwendig ist. Man muss ja den Besucher ein Formular zum Abonnieren anzeigen. Ausserdem bietet man meistens ein Newsletter-Archiv mit den einzelnen Ausgaben an.
All das findet nun direkt auf der eigenen Website statt.
Fazit
Wenn dann alles mal eingerichtet ist, ist die Verwaltung und der Versand der Newsletter über Drupal wirklich extrem einfach und elegant.
Der Mailgun Service verfügt auch über eine Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Das ist ist gut, damit man rechtlich auf der „sicheren Seite“ ist.
Auch für Joomla und WordPress gibt es Erweiterungen, bzw. Plugins um eine Integration von SMTP-Services wie Mailgun zu ermöglichen.
Und nun noch eine persönliche Anmerkung: Ich war am Überlegen, wie ich in diesem Artikel die Screenshots und die Abläufe darstelle, weil es sich ja um ein konkretes Business handelt und die öffentliche Darstellung solcher Abläufe, gerade wenn es um Marketingdetails geht, grundsätzlich schwierig sind. In diesem Fall möchte ich allerdings darauf hinweisen, dass es genau diese beschriebene Konfiguration gibt und man sich auf der Website champdessoeurs.fr in den Newsletter eintragen kann.
Für Anregungen, Ideen und Verbesserungsvorschläge sind wir dankbar.
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