Terminplanung ist oft ein mühseliges Geschäft, ich denke da beispielsweise an meine Zahnärztin. Um einen Termin zu vereinbaren, muss ich dort zu einer bestimmten Zeit anrufen während der das Telefon besetzt ist. Meistens habe ich eine Vorstellung, wann es bei mir passen würde und frage nach einem konkreten Datum und einer konkreten Zeit. Falls dieser Zeitpunkt nicht passt, schlägt mir eine Mitarbeiter:in Alternativen vor. Gemeinsam legen wir telefonisch einen Termin fest. Sie vermerkt den Termin in Ihrem Kalender, ich trage ihn in meinem Kalender ein, eine Bestätigung per E-Mail oder SMS erhalte ich nicht. Oft funktioniert das ähnlich bei Terminen für die Inspektion des Autos, dem Haarschnitt beim Friseur und den meisten anderen Dienstleistungen, die ich in Anspruch nehme. Falls du ebenfalls Dienstleistungen anbietest, ist der Ablauf vermutlich ähnlich.
Oft wünscht man sich als Anbieter:in und auch als Kund:in eine automatisierte Terminvergabe. Als Anbieter:in legt man die Geschäftszeiten und Dienstleistungen fest und als Kund:in wählt man aus verfügbaren Terminen aus. Wenn ausser dem Zeitpunkt keine Dinge zu klären sind, ist es für beide Seiten komfortabel und spart Zeit.
Das Open Source Programm Easy!Appointments erfüllt diesen Wunsch und automatisiert den Prozess der Terminvergabe. Es verschickt auch Terminbestätigungen per E-Mail. Aus der E-Mail lässt sich der vereinbarte Termin sehr einfach in per ICS-Datei in das eigene Kalendersystem übertragen.
Hier bei Novatrend bieten wir dir zur Verwaltung deines Webhosting das Tool cPanel. Innerhalb von cPanel befindet sich der Softaculous Apps Installer mit dem du sehr einfach Programmpakete wie Easy!Appointments installieren kannst.
Softaculous kümmert sich nach der Installation auch um die regelmässige Aktualisierung und ein optionales Backup.
Nach dem Klick auf Jetzt installieren, musst du die notwendigen Parameter festlegen. Das sind der Domainname oder der Unterordner in dem Easy!Appointments installiert werden soll, der Name des Admin-Accounts, das Passwort, sowie der Seitenname und eine Telefonnummer.
In den erweiterten Optionen bei der Installation kannst du unter anderem ein tägliches Backup festlegen. Nach einer ebenfalls konfigurierbaren Anzahl von Backups, im Screenshot vier Backups in vier Tagen, wird das älteste vom neuesten Backup überschrieben um Speicherplatz zu sparen.
Hinweis: Unabhängig von diesem Softaculous-Backup enthält dein Webhosting auch ein von Softaculous unabhängiges Backup/Restore System. Da das Backup und Restore innerhalb von Softaculous allerdings besonders einfach funktioniert, willst du es vielleicht nutzen.
Nach der Installation steht Easy!Appointments unter der von dir angegebenen Domain bereit.
Die Terminvereinbarung erfolgt in vier Schritten
Terminvereinbarung – Schritt 1
Im ersten Schritt wählt die Kund:in die gewünschte Dienstleistung aus. Im Beispiel-Screenshot wird die Konfiguration von Drupal und WordPress angeboten. Es besteht die Möglichkeit zusätzlich unterschiedliche Anbieter (Personen) zu konfigurieren, so dass man eine Dienstleistung bei einem bestimmten Anbieter vereinbaren kann.
Terminvereinbarung – Schritt 2
Im zweiten Schritt werden Datum und Zeit ausgewählt. Angezeigt werden nur verfügbare Termine des gewählten Anbieters.
Terminvereinbarung – Schritt 3
Im dritten Schritt werden die Kundeninformationen eingegeben.
Terminvereinbarung – Schritt 4
Im vierten Schritt wird eine Zusammenfassung angezeigt, die bestätigt werden muss.
Nach der Bestätigung wird der Termin geblockt und eine E-Mail an Kund:in und Anbieter:in geschickt.
Hinweis: Wenn es nur einen Anbieter gibt, kann die Abfrage des Anbieters in den Einstellungen im Backend auch deaktiviert werden.
An der E-Mail hängt die Datei invitation.ics im iCalendar-Format. Ein Klick auf diese Datei öffnet dein Kalendersystem und trägt den Termin beispielsweise in Google-, Apple-, oder anderen kompatiblen Kalendersystemen ein.
Administration
Nach der Anmeldung erscheint eine Kalenderübersicht (Tag/Woche/Monat). Dienstleistungen und Anbieter können in den entsprechenden Bereichen konfiguriert werden.
In den Einstellungen kann die Anzeige konfiguriert werden. Hier lassen sich auch eine Google Analytics ID für Statistikzwecke eintragen und ein Captcha als SPAM-Schutz aktivieren. Ein Cookie-Hinweis und das Akzeptieren der allgemeinen Geschäftsbedingungen kann erzwungen werden. In diesem Bereich legst du auch die Tage und Zeiten fest, für die Termine angeboten werden. Dieser Arbeitsplan ist dann in der Zukunft pro Anbieter:in voreingestellt.
WordPress Plugin
Es gibt ein Easy!Appointments Plugin für WordPress (https://wordpress.org/plugins/easyappointments/). Das Plugin wird mit einer existierenden Easy!Appointments Installation verbunden und kann per ShortCode in jede WordPress-Seite eingebunden werden, beispielsweise so:
[easyappointments width="100%" height="500px" style="border: 5px solid #1A865F; box-shadow: #454545 1px 1px 5px;"]Die Terminvereinbarung erfolgt dann direkt über deine eigene WordPress Website.
Fazit
Easy!Appointments ist sehr einfach und funktionell gehalten und macht einen runden Eindruck. Die Oberfläche ist mehrsprachig und die Konfiguration übersichtlich. Es kann komfortabel in WordPress eingebunden werden und erleichtert Terminvereinbarungen im günstigsten Fall enorm.
tl;dr: Automatisierte Terminvereinbarungen sparen Zeit und schaffen Ordnung
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