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Automatisierung

Monica ist ein Open Source Personal Relationship Manager

CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management. Es geht dabei um Beziehungen zwischen Firmen und ihren Kunden. CRM-Systeme bieten die Möglichkeit, Interaktionen mit Kunden zu beschreiben und zu speichern. Diese gespeicherten Informationen sind die Voraussetzung dafür, dass unterschiedliche Personen innerhalb eines Unternehmens mit den gleichen Kunden kommunizieren können und immer auf dem aktuellen Stand der Kundenbeziehung sind. Je nach Konfiguration und Zielsetzung eines CRM geht es meist um Aufträge, Bestellungen, Support, den letzten Kontakt mit den Kunden und vielleicht um ein paar interne Anmerkungen („freundlicher Kunde!“). Richtig und verantwortlich verwendet ist ein CRM-System sehr hilfreich beim Kundenkontakt.

Aber wie sieht es in deinem privaten Umfeld aus? Kannst du dich an die Namen der Kinder deine Freunde erinnern? Kennst du den Hochzeitstag deines Bruders? Wann hast du das letzte Mal mit deiner Großmutter telefoniert? Worüber habt ihr gesprochen? Was wünscht sich xy zum Geburtstag?

Es gibt viele Personen, die solche Fragen beantworten können, es gibt aber leider auch sehr viele, die sich so gar nicht erinnern können und regelmässig irgendwas vergessen.

Vor ein paar Wochen hörte ich zum ersten Mal vom Projekt Monica. Monica ist ein Open Source Personal CRM. Gewissermassen ein CRM für die eigenen Bekannten.

Die Zielgruppe von Monica sind Leute, die einen Job und eine Familie haben und oft so beschäftigt sind, dass sie keine Zeit mehr haben, daran zu denken, einen Freund anzurufen, einem Neffen zum Geburtstag zu gratulieren oder jemand Besonderen nächste Woche zum Essen einzuladen. Je optimierter und „durchgetakteter“ unsere Lebensbedingungen werden, desto eher kommt es zu solchen Situationen. Nun könnte man natürlich versuchen, sich mehr Zeit für diese Dinge zu nehmen und sich einfach ein paar Notizen machen. In genau diese Richtung geht die Idee von Monica.

Monica ist kein soziales Netzwerk sondern ein privater Ort für dich, an dem du am Ende eines Tages, einer Woche einen Tagebucheintrag und ein paar Notizen über die Personen machst, mit denen du zu tun hast, über Anlässe, die du besuchen willst und Dinge, die du erledigen willst. Monica erinnert dich per E-Mail natürlich an diese Termine, Aufgaben, Geburtstage und andere Anlässe.

Auch wenn es sich das alles auf den ersten Blick ein wenig schräg (creepy) anhört, so kommt man doch nicht umhin, zuzugeben, dass solche Informationen hin und wieder ganz praktisch wären.

Ausserdem ist es im Zeitalter von Data Mining, künstlicher Intelligenz und Vorschlagsalgorithmen vielleicht gar keine schlechte Idee, sich ein eigenes, selbst gepflegtes Netzwerk aufzubauen, das unabhängig von kommenden und gehenden Social Media Plattformen für einen selbst funktioniert.

Es ist es nicht ganz einfach, so ein System in einem Blog Post zu beschreiben, denn alle Daten sind ja wirklich privater Natur. Deswegen zeige ich hier einen Screenshot aus der Monica Dokumentation. Es geht um den Kontakt Jim Halpert. Ausser den üblichen Einträgen, wie Post-, E-Mail-Adresse und Telefonnummer wird hier beispielsweise der Name des Haustiers (ein Kater namens Arthur), eine Beziehung (Pam), der Geburtstag (1.10.), gemeinsame Erlebnisse (Skiurlaub), das letzte Telefonat und dessen Inhalt (10.1., es ging um seine neue Freundin) und vieles andere mehr dokumentiert.

Monica – Kontaktmanagement

Das Profil von Jim erweitert sich, wenn du beispielsweise einen gemeinsamen Urlaub einträgst oder eine Veranstaltung auf der ihr beide wart.

Wenn bei dir jetzt alle Alarmglocken läuten und du sagst …

„Um Gottes Willen, solche Informationen darf man nicht sammeln. Was passiert denn, wenn die in die falschen Hände geraten?“

… so verstehe ich das gut und deswegen habe ich dir auch das Beispiel aus der Monica Dokumentation gezeigt.

Monica ist Open Source Software, die du zum testen auch lokal auf deinem Rechner zuhause installieren kannst.

Das Interessante an Monica ist, dass du beispielsweise auch „nur“, aus welchem Grund auch immer, ein privates Tagebuch schreiben kannst. Dieses private Tagebuch (manueller Eintrag) wird in der chronologischen Anzeige mit automatisierten Daten (Aktivitäten) gemischt.

Ein Beispiel: Am 11.06. war eine Vernissage, auf der ich eingeladen war. Den Termin habe ich mir in Monica angelegt und Monica erinnerte mich per E-Mail daran. Auf der Vernissage habe ich ein paar interessante Personen kennengelernt. Ich schreibe nach der Vernissage einen privaten Tagebucheintrag und lege die Personen, die ich nicht vergessen möchte, in Monica neu an. Das könnte dann etwa so aussehen.

Monica – Tagebuch/Journal

Treffe ich diese Personen später wieder, so könnte ich deren Profil mit weiteren Informationen anreichern. Monica ist ausgesprochen flexibel, denn alle vordefinierten Auswahlen sind konfigurier- und erweiterbar.

Vordefinierte Auswahl kultureller Aktivitäten

Die bereits vordefinierten Funktionen können an- und ausgeschaltet werden.

Monicas vordefinierte Funktionen

In der Monica Dokumentation sieht ein fiktives Tagebuch (Journal) so aus:

Monica – Journal

Wenn du einen für dich sinnvollen Weg gefunden hast, Monica zu konfigurieren und Daten einzutragen, so füllt sich auch dein Dashboard.

Monica – Dashboard

Fazit

Nach meinem ersten Entsetzen und interessanten Diskussionen über Monica in meinem Bekanntenkreis war ich doch interessiert und installierte mir Monica. Vielleicht treffe ich die Personen auf der Vernissage ja wirklich wieder – und dann werde ich alle neuen Informationen eintragen 🙂

Das Team von Monica arbeitet übrigens bereits an einem neuen Project namens Office-Life. Office-Life bringt Monica gewissermassen in eine Büroumgebung und der Plan ist tatsächlich anspruchsvoll. Hier ein paar Auszüge aus der offiziellen Ankündigung

… Companies have dozens of tools to manage what’s going on inside the company. Tools to manage human resources. Timesheets. Team morale. 1-on-1 management. Expenses. OKR. You name it. For every need, there is a dedicated tool …

… Moreover, most small and medium-size companies don’t need all the features that each one of these tools provides. They would be completely satisfied with, say, 20% of what each specialized tool does. Take a look at Basecamp. A lot of people love using Basecamp, a simple project management tool, instead of Microsoft Project which does 90% more stuff …

… We are convinced that OfficeLife will change how companies manage their employees and how their employees feel about their work. …

https://www.officelife.io

Ja, und nun kommst du … was denkst du über Monica und OfficeLife?

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Von hagengraf

Ich erstelle bequeme und benutzerfreundliche Orte in virtuellen und physischen Umgebungen.

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