Kategorien
Infrastruktur Konferenzsysteme

Wie funktioniert eine virtuelle Konferenz?

Letzte Woche habe ich euch auf die erste Barcamp Nacht aufmerksam gemacht (Die Online Barcamp Night ) und neben 148 anderen Personen, daran teilgenommen. Für den heutigen Blog Post habe ich überlegt, was mich am meisten beeindruckt hat, was berichtenswert ist und wie das alles ins Novatrend Blog passt.

Die Veranstaltung begann um 17:00 Uhr und endete um 22 Uhr. Also fünf Stunden online Zeit für Diskussionen und Sessions. In dieser Zeit sollen, im Idealfall, 149 Teilnehmer:innen, die noch nie zusammengearbeitet haben

  • sich kurz vorstellen
  • Sessions vorschlagen und vorstellen
  • an diesen Sessions teilnehmen
  • eine Dokumentation der Sessions erstellen
  • sich am Ende zu einer Feedbackrunde treffen
  • etwas lernen, vernetzen, Spass haben, Ideen bekommen.

Das ist eine ziemliche Herausforderung und ich war wirklich neugierig.

Vorbereitung

Um an der Barcamp Night teilnehmen zu können, musste man sich bei Eventbrite registrieren und 5 Euro bezahlen. Dieser Weg wurde von den Organisatoren bewusst gewählt um die “No Show – Quote” gering zu halten, also den Effekt sich kostenlos zu registrieren und dann nicht zu erscheinen, zu vermeiden. Das funktionierte auch gut, nur sehr wenige die bezahlt haben sind nicht erschienen. Das Geld wurde nach der Veranstaltung und nach Abzug der Kosten für Eventbrite für einen guten Zweck gespendet.

Anfangs war nur Paypal als Zahlungsmethode möglich, was auf Twitter Widerspruch hervorrief.

Nach ein paar Minuten war das Problem gelöst und man konnte auch auf andere Art bezahlen.

Sessionsvorschläge konnten über ein Google Formular im Vorfeld eingetragen werden

Sessionplanung – Google Formular

Am Tag vor dem Event bekam jede Teilnehmer:in eine E-Mail mit einem Link zur benutzten Software Circuit. Circuit bietet eine virtuelle Umgebung für Sprache, Video, Screensharing, Chat und Dateifreigabe und kann mehrere hundert Teilnehmer:innen in einem virtuellen Raum verwalten. Das Tool funktioniert im Chrome Browser und per iOS und Android App.

Da Circuit kostenpflichtig ist, hat natürlich nicht jeder einen Circuit Account und so mussten vom Orga Team vor der Veranstaltung alle Accounts manuell angelegt werden. Die Umgebung war vom Betreiber von Circuit gesponsert worden. Am Vorabend wurde getestet.

Der Einladungslink funktionierte nur im Chrome Browser, was bei mehreren iPad Usern dazu führte, dass sie kein Passwort vergeben und damit die App nicht nutzen konnten. Ich hatte das gleiche Problem 🙄 fand aber schnell eine Lösung.

Da ist also durchaus “Luft nach oben” in der Benutzerfreundlichkeit 😉

Ein paar Tage vor dem Barcamp wurde noch eine kleine Website gelauncht (bcnight.de) und ein Twitter User (@bcnightDE) angelegt, der unter anderem die eingehenden Sessionvorschläge twitterte.

Barcamp

Am 29.05.2020 um 17:00 Uhr haben sich dann tatsächlich 149! Teilnehmer:innen im virtuellen Konferenzraum eingefunden. Die erste halbe Stunde mit Vorstellungsrunde verlief zwar etwas chaotisch aber dennoch erstaunlich gut. Auf Barcamps stellt man sich meist mit seinem Namen, manchmal mit seinem Wohnort und drei Hashtags vor. Innerhalb von Circuit konnte man die Vorstellung per Video und/oder Message machen. Es tauchten auch schnell Vorstellungen auf Twitter auf.

Die Sessionplanung selbst wurde im Tool Trello vorgenommen und innerhalb von Circuit per Screen Sharing übertragen.

Wer einen Trello User hatte, konnte die Sessionplanung auch in der Trello App verfolgen und sehen, wie Erik (@derexperte) die Karten mit den Sessions in die richtigen Slots verschob. Das sah auf meinem iPad im Split Screen mit Circuit/Trello sehr beindruckend aus.

Da Trello nicht bei allen Teilnehmer:innen verbreitet ist, kursierten mehrer Sessionplanungs-Screenshots auf Twitter.

Um den Inhalt der Sessions zu dokumentieren wurde ein kollaborativer Open Source Editor, namens CryptPad genutzt. Jeder hatte dort das Recht Texte zu editieren und so entstand während der Sessions eine beachtliche Dokumentation, die jetzt öffentlich zur Verfügung steht.

Hier der Link zur Barcamp Night Doku: https://pads.in-ulm.de/pad/#/1/view/W541Y60Bc4obWw8U2i7CXw/fEcO6oP2fMkdCIXrGlcECgahRZ11c8jpVD+yIhBuE7A/

Nach der Vorstellungsrunde und der Sessionplanung kamen die meisten Teilnehmer mit der Technik gut zurecht, es gab aber auch Widerspruch und Verbesserungsvorschläge.


Dann “passierten” vier Stunden mit 32 Sessions, viele Gespräche, Dokumentationserstellung und vielen Tweets, hier zwei Beispiele:


Feedbackrunde

Zur Feedbackrunde um 22 Uhr kamen alle wieder zusammen in einen virtuellen Raum. Dort wurde auch entschieden an welche Einrichtung die Ticketerlöse gespendet werden. Das Feedback zur Veranstaltung war sehr positiv!

Mir fiel auf, dass Twitter doch sehr stark als Kommunikationsform genutzt wurde und so habe ich während der Sessions eine Liste aller teilnehmenden Twitter – Accounts erstellt. So einer Twitterliste kann man ebenfalls folgen und sieht dann alle Tweets dieser Nutzer:innen.

Warum ist eine virtuelle Konferenz so interessant?

Nach mehr als 25 Jahren Erfahrungen mit Videokonferenzen und eLearning hat die Coronakrise gezeigt, dass virtuelle Konferenzen, Remote Work und Home Office noch lange nicht “die Normalität“ für die meisten Personen darstellen. Daher sind solche Veranstaltungen auch ein guter Weg um diese “neuen” Formen der Kommunikation auszuprobieren.

Ich denke da auch beispielsweise an Parameter wie den CO2 Fußabdruck. @alex_rossner vom @zukunftswerk hatte für mich ein Spreadsheet zur Hand, in dem man einen plausiblen Wert für eine Veranstaltung berechnen kann – Danke dafür!

Bei einer Veranstaltung wie der Barcamp Night entstehen normalerweise etwa 24 Tonnen CO2.

Bei der Durchführung als Online Event entstehen etwa 5-7 Tonnen CO2. Zwischen 17 und 19 Tonnen CO2 werden gewissermassen “gespart” oder “entstehen nicht”. Auch wenn diese Zahlen “auf die Schnelle” ermittelt wurden, so zeigt sich doch, dass bei einem online Event ein kleinerer CO2 Fussabdruck als bei einer “normalen Veranstaltung” entsteht.

Auch die Kommunikation auf Twitter lässt sich visualisieren. Danke an Oliver Ewinger (@ewingo13)!

Hier ist beispielsweise eine Analyse der Twitter Retweets während der Veranstaltung. Die Auswertung ist interaktiv unter https://hawksey.info/tagsexplorer/ zu erreichen. Einfach in den umgebenden Menüs, die gewünschte Funktion auswählen. Es gibt auch eine Zeitleiste, in der der Twitterverlauf einzelner User gezeigt wird.

Retweets der Barcamp Night

Auch wenn der Ablauf des Barcamps anfangs ein wenig unübersichtlich für mich war, so war es doch nach kurzer Zeit sehr gut möglich mit 149 Teilnehmern eine durchaus “geordnete” Konferenz durchzuführen. Die Circuit Umgebung ist proprietär und kostenpflichtig, funktionierte aber gut. Selbst einer der Entwickler (Philipp Bohn) meldete sich kurz zur Wort.

Den Hilferuf “zu viele Tools” habe ich ebenfalls mehrfach gehört. Unterm Strich habe ich als Teilnehmer die Tools Circuit, Trello, Google Docs, E-Mail, Eventbrite, PayPal, WordPress, Twitter, Mastodon und CryptPad genutzt. Für die Organisatoren war es sicher ein grosser Aufwand im Circuit System die User anzulegen. Die einzelnen Tools sind nicht miteinander verbunden oder gar “gesynct”.

Mit CryptPad, WordPress, Mastodon und E-Mail wurde bereits Open Source Software genutzt. Es wäre schön, diesen Anteil zu erhöhen.

Twitter nimmt meines Erachtens eine Sonderstellung bei der Kommunikation ein. Auch wenn es ein proprietäres System ist, so ist es doch sehr effektiv und bietet einen roten Faden vor, während und nach der Konferenz, siehe auch Twitter auf Events – Warum und wie?

Ob eine virtuelle Konferenz eine “klassische” Konferenz ersetzen kann wurde ebenfalls diskutiert. Viele Teilnehmer:innen können an “klassischen” Konferenzen aus vielerlei Gründen gar nicht teilnehmen. Familiäre Verpflichtungen, kein Urlaub, teure Anreise und Eintrittspreise wurden beispielsweise als Gründe genannt. Für diese, sicher grosse Zielgruppe, sind virtuelle Events eine echter Zugewinn.

Manchen fehlen aber auch beispielsweise die Pausengespräche und die Möglichkeit zum Netzwerken.

Fazit

Momentan finden sehr viele Events virtuell statt und es lohnt sich, dort vorbeizuschauen. In der letzten Woche gab es beispielsweise neben der Barcamp Night auch die internationale Joomla Konferenz jandandbeyond online 24 Stunden als Livestream auf YouTube! Auch unsere kostenlose Jitsi Instanz hier bei Novatrend wird gern für Online Treffen genutzt und das nächste Online Barcamp steht auch schon vor der Tür.
In anderen Blogs und Medien erscheinen ebenfalls bereits Beiträge über das Barcamp.


tl;dr: Virtuelle Konferenzen sind interessant und nachhaltig!

Von hagengraf

Ich erstelle bequeme und benutzerfreundliche Orte in virtuellen und physischen Umgebungen.

Eine Antwort auf „Wie funktioniert eine virtuelle Konferenz?“

[…] Letzte Woche habe ich euch auf die erste Barcamp Nacht aufmerksam gemacht (Die Online Barcamp Night #bcnightDE) und neben 148 anderen Personen, daran teilgenommen. Für den heutigen Blog Post habe ich überlegt, was mich am meisten beeindruckt hat, was berichtenswert ist und wie das alles ins Novatrend Blog passt…Weiterlesen […]

Kommentar verfassen