Ein Intranet mit Open Atrium

Open Atrium

Open Atrium

Heute schauen wir uns unsere neue Intranet Lösung an!

Haben Sie diesen Satz schon einmal in einem Meeting gehört?

Als ich diesen Satz das erste Mal hörte, war mir noch nicht so recht klar, was ein Intranet für ein Unternehmen, auch und gerade ein kleines Unternehmen, bedeutet. Die meisten Intranet Lösungen, die ich zu Gesicht bekam, waren ähnlich selbsterklärend wie Steuer- oder Buchhaltungsprogramme, nämlich gar nicht. Bei den Mitarbeitern machte sich meist in kürzester Zeit Angst und Misstrauen breit, weil es in bestehenden Unternehmen oft ausgetretene Pfade gibt, die nicht gern verlassen werden. Mittlerweile kann ich diese Reaktion gut verstehen, denn ich war oft in Meetings, in denen die neue, alle Probleme lösende Software, vorgestellt wurde!

Seit dem Auftauchen von BaseCamp (Projektmanagement) im Jahre 2004 verbesserte sich die Lage ein wenig, aber nicht wirklich. BaseCamp war gut, aber eben „nur“ eine Website. Viele Unternehmen wollten ihre Daten aus Sicherheitsgründen lieber selbst hosten.

Oft arbeiten Gruppen mit einer Mischung aus E-Mail, Microsoft Word, Outlook und Skype zusammen. Ich habe auch schon oft Kommunikation über Facebook, WhatsApp, Google Docs, Wikis, Telefon und Jabber gesehen. Das Problem ist verzwickt. Je nach Unternehmen, Herkunft, Kultur, Arbeitsverhältnissen und anderen Parametern wird mal lose oder eben nicht so lose zusammengearbeitet. Innerhalb von Unternehmen gibt es oft den „offiziellen“ und den „anderen“ Weg. Auf beiden Wegen sollte sich ein Mitarbeiter zurechtfinden. Ein Intranet muss daher einfach benutzbar aber hochflexibel sein.

„Eine“ Software hat es da naturgemass schwer, alle Bedürfnisse abzudecken. Die meisten Mitarbeiter sind allerdings auch überfordert, unterschiedliche Tools einigermassen produktiv zu kombineren.

Als ich anfing mit Drupal zu experimentieren, habe ich oft Intranets damit „zusammengeklickt“. Das ging mit Drupal erstaunlich gut, weil man mit Inhaltstypen, Feldern und Benutzerrollen schon eine ganze Menge ohne Programmierung erledigen kann. Scheinbar haben mehrere Anwender so gedacht, denn Ende 2009 erschien die erste Version von Open Atrium, einer Drupal Distribution, die dem BaseCamp Prinzip sehr ähnelte und aus Drupal Modulen zusammengesetzt war. Der grosse Vorteil war für mich, dass man dieses System sehr einfach mit anderen bestehenden Drupal Modulen erweitern konnte und so auf eine elegante Art zum Ziel kam. Wir (cocoate.com) haben Open Atrium erfolgreich für die Verwaltung von internationalen Kunden- und EU-Projekten genutzt und konnten wirklich jede Herausforderung (Workflow, Tasks) damit meistern.

Die treffendste Beschreibung des Projektes ist vermutlich

Open Atrium is an intranet in a box that has group spaces to allow different teams to have their own conversations and collaboration.

Mittlerweile ist Open Atrium von der Firma Phase2 gekauft worden. Die Software an sich steht weiterhin unter einer freien Lizenz zur Verfügung. Aktuell ist die Version Open Atrium 2. Sie basiert auf Drupal 7. Auf openatrium.com finden Sie mehr Informationen über die Geschichte und die Features des Projektes. Die echten Nutzungszahlen lassen sich auf der drupal.org/project/usage/openatrium nachvollziehen.

Installation von Open Atrium 2

Das gesamte Installationspaket können Sie auf der Projekt Seite herunterladen.

Vorbereitungen

Um die Software installieren zu können, benötigen Sie auf Ihrem Root-Server einen LAMP Stack (LAMP einrichten), einen VHOST (Viele virtuelle Server auf einem Root-Server) und eine Datenbank nebst Datenbank-User (Installation der 5 verbreiteten Content Management Systeme).

Empfehlenswerte Einstellungen sind in der

php.ini:

memory_limit=256M

In meinem Fall ist der Aufruf von

sudo nano /etc/php5/apache2/php.ini

und ein anschliessender Neustart des Webservers noetig

sudo service apache2 reload

MySQL my.cnf:

max_allowed_packet = 32M

Ich rufe

sudo nano /etc/mysql/my.cnf

auf und starte den Datenbankserver anschliessend neu:

sudo service mysql reload

Installation

Laden Sie das Dateipaket von drupal.org/project/openatrium

wget http://ftp.drupal.org/files/projects/openatrium-7.x-2.26-core.tar.gz

Extrahieren Sie es in ein Verzeichnis Ihrer Wahl und rufen Sie es im Browser auf. Die gesamte Open Atrium Distribution ist momentan nur auf Englisch verfügbar. Nach der Installation kann die Anwendung jedoch lokalisiert werden.

Web-Installer
Web-Installer
Das ist die erste Seite des Webinstallers.

Drupal Distributionen nutzen den Standard Drupal Webinstaller und erweitern ihn um die entsprechenden Funktionen.

Datenbankkonfiguration
Datenbankkonfiguration
Profilauswahl
Profilauswahl
Hier wird die Installationsmethode ausgewählt. Ich habe habe die Quick Installation gewählt.
Installation der Module
Installation der Module
338 Drupal Module werden nun installiert.

Danach werden der Adminname, das Passwort und die E-Mail Adresse abgefragt.

Erfolgreiche Installation
Erfolgreiche Installation
Die Installation war erfolgreich, Open Atrium ist nun bereit zur Konfiguration.
Startseite
Startseite
Der grüne „Create Content“ Button führt nun in die Welt der Intranets. So grundsätzlich gibt es Spaces, Sections, Groups, Members und Teams in denen unterschiedliche Arten von Inhalten gespeichert werden werden können.

Wenn Sie nun neugierig sind, sollten Sie sich eine Stunde Zeit nehmen und eine Einführung in Open Atrium ansehen (Englisch). Das erste Drittel besteht aus Slides mit den theoretischen Zusammenhängen und der Rest aus der Konfiguration von Open Atrium.

Weitere Videos und Tutorials finden Sie auf auf der Projektseite (https://www.drupal.org/project/openatrium).


tl;dr: Ein für Ihre Bedürfnisse massgeschneidertes Intranet mit Open Source Software ist möglich.

Autor: Hagen Graf

consultant, author, trainer, solution finder, web architect, developer, open source lover, visionary, orator, the good old webmaster. Able to simplify!

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